Als de kasten op uw kantoor aardig vol beginnen te raken, wordt het tijd om de oude administratie weg te gooien. Een schone en opgeruimde werkplek zorgt immers voor meer rust en hogere productiviteit. Is het nu verstandig om uw bedrijfsafval te laten ophalen of weg te gooien? Er zitten namelijk wel wat haken en ogen aan het weggooien van oude administratie. Zo zijn er vanuit de belastingdienst een aantal regels voor het bewaren van bepaalde administratie. Bovendien gaat het vaak om privé documenten, zoals bankafschriften, die niet zomaar in de handen van een vreemde moeten vallen. In deze blog krijgt u de inzichten over de juiste en meest veilige, manier om uw oude administratie weg te gooien.
Bewaarplicht
Als ondernemer bent u vanuit de belastingdienst verplicht om uw administratie gedurende een termijn van 7 jaar te bewaren. Gegevens over roerende zaken en rechten op onroerende zaken moeten zelfs 10 jaar lang bewaard worden. Het is dus noodzakelijk om eerst te controleren of voor de documenten die u wilt weggooien geldt dat deze termijn is verstreken, of dat u er een geldig digitaal kopie van heeft.
Vertrouwelijke informatie
Na het uitzoeken van de bewaarplicht kunt u de oude administratie die weg kan weggooien. Maar wat kunt u het beste doen met uw bankafschriften van ouder den 10 jaar? Het is niet wenselijk dat deze privéinformatie in de handen van derden komt, daarom moet het weggooien ervan op een veilige manier gebeuren. Het is dan ook niet raadzaam is om uw bankafschriften bij het oud papier te gooien. Veiligere mogelijkheden om oude bankafschriften weg te gooien zijn:
- Versnipperen
- Verbranden
- Laten weken
Echter zit aan al deze methodes ook minpunten. Het verbranden en het laten weken van uw oude bankafschriften zijn geen milieuvriendelijke oplossingen. Het verbranden van uw oud papier is tevens verboden. Efficiënt zijn deze beide methodes ook niet. De kans is aanwezig dat u op dit moment al een papierversnipperaar op uw kantoor heeft staan. Dit kan een goede optie zijn. Het is echter wel van belang dat u een versnipperaar heeft met een goede vernietigingsklasse. Papier wordt namelijk pas echt goed versnipperd wanneer het door cross-cut messen gaat.
Ons advies: de vertrouwelijk papier container
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van speciaal ontworpen containers. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig. De container wordt opgehaald door beveiligd transport en zal discreet naar de vernietiging worden gebracht. Zo kunt u met een gerust hart uw vertrouwelijke documenten laten vernietigen.
Wilt u meer weten over het gebruik van een vertrouwelijk papier container? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!